'Bij het realiseren van het nieuwe concept Smart Working had Aegon de insteek om zoveel mogelijk te hergebruiken.'
Aegon
Kantoren omgebouwd tot hubs waarbij ontmoeten, samenwerken, van elkaar leren en elkaar inspireren centraal staan. Bij Aegon Den Haag en Leeuwarden is het ‘Smart Working’ concept gerealiseerd. Met het oog op de toekomst was circulariteit een belangrijke kernwaarde voor Aegon. De insteek van de verbouwing was dan ook om zoveel mogelijk te hergebruiken. In het compleet verbouwde kantoor van vier grote verdiepingen in Den Haag praten Anje Meijer (programmamanager facilitair bedrijf en lijnmanager Regie) en Eelke Faber (projectleider Zwartwoud) over dit omvangrijke project.
Projectmanagement
Productontwikkeling
Productie
Turn-key realisatie
Nog voor we aan het project begonnen waren, hadden we de opdracht om een jaarplanning neer te leggen die op zo’n detailniveau was dat we bijna om het uur wisten wat we op de verdieping aan het doen waren.
Anje: Er is natuurlijk heel wat gebeurd de afgelopen jaren. Het coronavirus heeft veel bedrijven aan het denken gezet. Vroeger zaten we dagelijks op kantoor, maar corona leerde ons dat we het werk eigenlijk heel goed vanuit huis konden doen. Van daaruit is bij ons het Smart Working concept ontstaan. We wilden de CO2-uitstoot verlagen door vastgoedgebruik te verminderen, maar ook het woon- werkverkeer, maar daarnaast ook de werk-privébalans verbeteren en een goede werkgever zijn. We merkten namelijk dat onze medewerkers blij waren dat ze hun werk-privébalans beter konden inrichten. Maar als je je kantoor anders wilt gebruiken, moet je het ook anders inrichten. We hadden online sessies met onze medewerkers om te inventariseren waar ze behoefte aan hadden: als je straks weer op kantoor komt, hoe zie je dat voor je en wat heb je nodig?
Daar volgde een ontwerp uit, waar veel maatwerk en hergebruik in zat. We hebben toen een aantal partijen gevraagd naar hun visie hierop en hoe zij het project voor zich zagen. Eén van die partijen was Zwartwoud.
Eelke: Wij schreven ons in op de aanbesteding, maakten een plan en betrokken daar partijen bij. We verwachtten dat we een toegevoegde waarde konden leveren in de dienstverlening en het projectmanagement. We hadden al heel gauw door: we moeten heel veel samenwerken. Naast het maatwerk dat moest worden geproduceerd, moest er ook een hele hoop maatwerk op locatie worden gerealiseerd. Ruimtes die een andere functie kregen. De moeilijkheid zat hem echt in de omvang van het project.
Anje: Zwartwoud kwam dus uit de aanbesteding en heel eerlijk: ik vond dat superspannend. Ik was in de afgelopen jaren gewend om met twee partijen samen te werken. Ik weet precies wat ik daaraan heb en dat is in zo’n ambitieus traject wel fijn. Maar we vonden de eigenschappen van Zwartwoud mooi. We vinden het mooi dat jullie veel met duurzaamheid doen, daarin hebben jullie heel erg met ons meegedacht. We hebben elkaar uiteindelijk snel leren kennen en er ontstond een mooie samenwerking.
Eelke: Voor ons was het ook spannend! Dit project kenmerkt zich met heel veel seriematig werk. Het aantal paneeltjes dat moest worden geherstoffeerd bijvoorbeeld: in totaal 3,7 kilometer aan herstoffering. Dat duizelde mij in het begin van het project wel even.
Nog voor we aan het project begonnen waren, hadden we de opdracht om een jaarplanning neer te leggen die op zo’n detailniveau was dat we bijna om het uur wisten wat we op de verdieping aan het doen waren.
We hadden fases van halve verdiepingen, de rest was ondertussen in gebruik. Dit gaf meer rust in het project, ook naar de andere partijen toe. En we konden per fase evalueren, dat was ook fijn.
Anje: De reden dat Zwartwoud de aanbesteding won, was vooral duurzaamheid. Maar wat betreft het traject zelf, zijn we ook gewoon heel blij met zo’n fijn team. Het was perfect geregeld en dat heeft er in het totaalplaatje voor gezorgd dat we alles binnen de planning gerealiseerd hebben.
Eelke: Projectmanagement was hier ontzettend belangrijk. We hebben goed gecommuniceerd onderling, een wekelijkse bouwvergadering gehouden, de trein waarin werd gewerkt gaandeweg het jaar weten te optimaliseren. We hebben intensieve sessies gehad en dat onderscheidt Aegon denk ik ook als klant: jullie dachten mee en stonden open voor onze ideeën, gaven mij het gevoel dat ik in gesprek kon gaan. Zo bouw je een unieke relatie met elkaar op.
Voor dit nieuwe Smart Working concept zijn we in totaal 38 weken op locatie aan het werk geweest. Het kantoor bleef open voor de medewerkers: een strak plan was essentieel.
Voor de systeemwanden is 100% van de profielen hergebruikt, 70% van de deuren en 90% van het glas. In totaal 3,7 kilometer aan meubelpanelen is geherstoffeerd.
We vinden het mooi dat jullie veel met duurzaamheid doen, daarin hebben jullie heel erg met ons meegedacht. We hebben elkaar uiteindelijk snel leren kennen en er ontstond een mooie samenwerking.
Ik denk dat de samenwerking de sleutel is geweest tot het succes.
Op het gebied van circulariteit kwamen we tijdens het project een aantal uitdagingen tegen. Je hebt geschouwd, nog een keer geschouwd ter controle, plannen gemaakt en dan kom je nog dingen tegen. Geschroefde frontjes afgewisseld met gelijmde frontjes bijvoorbeeld. Je demonteert iemand anders zijn werk. Je gaat aan de slag op basis van wat je weet en komt gaandeweg achter zulke zaken. Dat was uniek aan dit project. Zo ook de wanden: het profiel daarvan bleek een speciaal profiel te zijn dat speciaal voor dit pand is gerealiseerd. We hebben stad en land afgebeld om erachter te komen wat voor profielen dit waren. Uiteindelijk hebben we het ook nog weten op te lossen op een duurzamere manier: we hebben vanuit het oude pand van AEGON enorm kunnen oogsten. Maar dat was wel even een klus, ik heb nog nooit zulke ingewikkelde Excelbestanden gezien.
Anje: Dat was ook één van de redenen dat ik het spannend vond. Als we verder zouden gaan met de partij die het ooit heeft gerealiseerd, hadden we van ze kunnen verwachten dat ze dit wisten. Nu kom je het in de loop van het project pas tegen. Maar ach: het was zeker niet saai! Iedere keer gebeurde er wel iets, en ook vaak waardoor het weer duurder werd. Dan gingen we weer met elkaar om tafel om te kijken hoe we dingen efficiënter konden maken. Jullie hebben daar perfect op ingespeeld en we zijn er inmiddels voor 100% uitgekomen.
Eelke: Voor de circulaire visie is dat eigenlijk fantastisch: gedwongen worden om efficiënt te kijken, wat kunnen we hergebruiken, of is dit eigenlijk wel nodig? De eerste R van de 10 R’en is natuurlijk ‘refuse’: doe het niet. Als je iets niet hoeft te wijzigen, doe het niet. En dat heeft absoluut niet afgedaan aan de kwaliteit. Ik vind het eigenlijk wel een hele mooie bijvangst.
Anje: Mee eens. Sommige dingen zijn efficiënter geworden, maar het doet voor mij niks af aan hoe het eruit ziet. Zo hebben jullie de verrijdbare duo-bureaus ook bedacht in plaats van de vaste.
Eelke: Ja, dat was officieel maatwerk en dat ging niet binnen dit budget. Toen hebben we gedacht: hoe kunnen we daar een serie van maken? Dat kenmerkt de rest van het project ook. Dat stukje productontwikkeling hebben we met jullie kunnen doorlopen tot een mooi resultaat.
Anje: We moeten het logistieke proces niet vergeten! Vooral als we het hebben over de herstoffering. Elk los paneeltje van die 3,7 kilometer in totaal moest op transport om ergens anders te worden geherstoffeerd. Het moet just in time terug komen, want anders creëer je een domino-effect voor andere partijen. Dat logistieke proces was zó belangrijk, en dat hebben jullie gewoon echt goed ingeregeld.
Eelke: Alles had een label. Dat stond in een Excel die zo zwaar was, dat ik hem aan het einde van het jaar niet eens meer kon openen. Het was noodzakelijk, want het lijkt allemaal hetzelfde, maar kan best een paar millimeter verschillen.
Anje: Ik denk dat de samenwerking de sleutel is geweest tot het succes.
Door die samenwerking kun je trots worden dat je zo’n complex traject binnen planning hebt opgeleverd. Iedere betrokken partij verliet met een glimlach het pand. Daar doe je het voor.
Eelke: Iedereen die ik over het project spreek, BuroBas, Heijmans, en alle andere partijen kijken er met een glimlach naar. Zo van: dat was een leuk project, en dat hebben we mooi gedaan met elkaar.
Anje: Voor mij zijn jullie nu gewoon één van de drie partijen waarmee ik samenwerk!
Burobas heeft het interieurontwerp van het nieuwe kantoor gemaakt. Keizer Design heeft de herstoffering van alle meubels verzorgd. Ook meegewerkt hebben Heijmans, UTS Abbink, Projectstoffering Leiden, Desque, Donker Groep, HH Global en Vecos.
Neem contact op met [name visible on live site]
We vertellen je graag meer over hoe we werken. Plan direct een afspraak met ons in of laat je gegevens achter. Dan nemen we zo snel mogelijk contact met je op.
